Тендерное сопровождение под ключ

Залогом успеха для любой компании является выигрыш тендера. Это выгодно, полезно для имиджа и для развития компании. Но не все охотно ввязываются в такое дело. Многих пугает сложность правил, другие опасаются возможных подводных камней. Таким предпринимателям важно знать, что заниматься тендером самостоятельно совсем не обязательно. На рынке услуг существует огромное количество компаний, которые занимаются тендерным сопровождением.

Что собой представляет сопровождение тендеров

Законы, которые регламентируют процесс проведения тендеров, еще не имеют стабильной основы, они очень изменчивы. Чтобы всегда быть в курсе таких изменений и на шаг опережать своих конкурентов, нужно быть профессионалом своего дела. А быть такими смогут только сотрудники тендерного отдела, содержать который выгодно не всем компаниям. В частности, такие сотрудники есть только в самых крупных компаниях, которые принимают участие в тендерных торгах часто и даже регулярно. Держать такой отдел при других обстоятельствах не только невыгодно, но и совсем не нужно. Всегда можно пригласить на помощь компанию, которая предоставляет услуги тендерного сопровождения.

Тендерное сопровождение это простая передача функций тендерного отдела аутсорсинговой компании. Сотрудники такого учреждения уже имеют немаловажный опыт в проведении таких операций. Они помогут качественно и эффективно осуществить подготовку и предоставят комплексное сопровождение торгов.

Суть тендерного сопровождения

Аутсорсинговые компании предоставляют своим клиентам сопровождение тендеров двух видов:

• локальный;
• комплексный.

Локальное сопровождение ограничивается помощью в определенный период – при поиске подходящего тендера, или же во время получения тендерного кредита. Таким образом компания, которая нуждается в помощи, может решить проблемный вопрос, а далее продолжать подготовку к тендеру и сами торги самостоятельно.

Комплексное, или же тендерное сопровождение под ключ, включает в себя весь процесс – от начала аккредитации до полного сопровождения, в том числе и юридического. Сотрудникам организация, которая хочет участвовать в торгах, уже не нужно беспокоиться о дополнительных делах – за них это сделает наемная организация.

Услуги по сопровождению тендеров включают в себя такие пункты:

• аутсорсинговая компания проводит аккредитацию предприятия на торговых площадках, которые зачастую являются электронными;
• они предоставляют помощь в возобновлении или получении электронной подписи;
• проводится подбор подходящих конкурсов;
• компания, которая предоставляет сопровождение торгов, занимается получением тендерного займа;
• проводится подготовка нужного перечня документов;
• подается заявка на участие в тендере;
• торги сопровождаются от имени той компании, которая наняла специалистов;
• организация подписывает контракты при помощи ЭЦП от имени участвовавшей в торгах компании;
• может проводить обжалование результатов в ФАС;
• предоставляет своим клиентам полное юридическое сопровождение торгов;
• пакет услуг может включать пункт об обучении персонала компании тонкостям тендерных торгов.

Важно отметить, что получить тендерный кредит при помощи брокеров намного проще и быстрее.

Перед тем, как обращаться в подобные компании за помощью, нужно сначала определиться с тем, насколько большой объем работы нужен предприятию. Возможно, понадобится только сопровождение на определенном этапе, а остальную работу смогут сделать свои сотрудники. Если же такой возможности нет, то лучше заказать комплексное тендерное сопровождение.

Причины обращения к тендерным брокерам

Существуют организации, которым тендерное сопровождение ни к чему. У них есть огромный опыт работы в этой сфере и высококвалифицированные специалисты, которые уже прошли не один конкурс. Остальные же предприятия могут призадуматься об обращении к профессионалам. Конечно, никто к этому не заставляет, тендером можно заниматься и самостоятельно. Вот только неопытные специалисты вряд ли смогут справиться с такой непростой задачей.

Можно выделить несколько факторов, которые говорят о том, что предприятию нужно обращаться к специалистам по тендерам:

• фирма не имеет опыта участия в тендерных торгах;
• в штате нет специалиста, который бы специализировался именно на тендерах;
• сотрудники компании могут решить некоторые вопросы для участия в торгах, но не могут справиться с некоторыми моментами;
• нет свободного времени или возможности предоставить сопровождение торгам самостоятельно;
• компания имеет тендерный отдел, но в меру сокращения затрат на него, хочет передать часть их обязательств на аутсорсинг.

Следует помнить, что чем более важный и прибыльный тендер, тем труднее будет его выиграть. В таких случаях без квалифицированной помощи специалистов не обойтись.

Плюсы и минусы

Тендерное сопровождение компании от высококвалифицированных специалистов это очень востребованная услуга. У него можно найти множество плюсов:

1. Разобраться в тендерной документации действительно непросто. Нужно подготовить совсем немалое количество документов. Притом, они должны быть высокого качества. Даже самая небольшая ошибка или опечатка сделают документ недействительным и фирму не допустят к тендеру.
2. Держать свой тендерный отдел компании, которая участвует в торгах нерегулярно, невыгодно. Для обучения собственных сотрудников правильной подготовке к тендеру также дело затратное. Обращение к брокерам для такой фирмы – это самый оптимальный вариант.
3. Благодаря быстрому и оперативному оформлению документации, фирма не теряет много лишнего времени.
4. Брокеры, которые предлагают сопровождение участия в тендерах, прекрасно разбираются в российском законодательстве.
5. Посредничество тендерного брокера дает возможность быстрее оформить тендерный кредит, заявка на участие в торгах оформляется быстрее;
6. Фирма преодолевает риск попасть в список недобросовестных поставщиков.

Есть в этом процессе и некоторые минусы:

1. Стоимость тендерного сопровождения не маленькая.
2. Даже самый профессиональный специалист в отрасли тендерных торгов не может гарантировать победу в них.
3. Сопровождения тендера все же не исключает из процесса саму фирму – руководству все же придется принимать некоторые решения.

Стоимость услуги

Центр сопровождения торгов может выставить цену за свои услуги на уровне от 25 тысяч рублей. Столько может стоить пакет комплексного сопровождения торгов, который включает в себя как подбор подходящий конкурсов, так и подготовку бумаг, и подачу заявки.

Если же подготовка к тендеру уже была начата, но в один прекрасный момент ответственные сотрудники поняли, что не могут продвинуться дальше, не стоит переживать. Нанять брокера можно на любом этапе подготовки к тендеру.

Цена на тендерное сопровождение может отличаться в каждой брокерской компании. Все зависит от нескольких факторов:

• типа предоставляемой услуги или комплекса услуг;
• региона проживания;
• квалификации специалиста (чем она выше, тем высшей будет цена на его услуги).

Обращаясь к брокерам, можно попросить у них цены на тарифные планы. Как правило, они уже разработаны в соответствии с типом выполняемых работ.

Но и в этой отрасли уже наблюдается серьезная конкуренция. Поэтому всегда есть возможность договориться с брокером на индивидуальных условиях. Это поможет немного снизить цену на услуги исполнителя.

Юридическое сопровождение

Юридическое сопровождение должно обеспечить положительный для предприятия результат в торгах. Опытный специалист консалтинговой организации сможет сделать следующее:

• ознакомится с важными деталями, которые становятся определяющими в процессе торгов;
• выбрать самого подходящего заказчика;
• предоставляет шанс выиграть торги;
• поможет принять участия в торгах (правильно оформить все необходимые бумаги);
• подскажет, как выполнить все условия контракта;
• ускорит подготовку к тендеру.

Получить тендер от государства – самого надежного и выгодного заказчика, означает расширить свою компанию, сделать ее более известной и привлекательной для инвесторов. А специалисты аустсорсинговых компаний всегда помогут вывести фирму на новый уровень.

Кроме самого сопровождения, брокер может предоставить и другие услуги, такие как сбор информации о конкурентах. А это уже поможет представить свою фирму перед заказчиком с более выгодной стороны, провести презентацию лучше конкурентов и выиграть тендер. Также опытные специалисты смогут дать множество рекомендаций о том, как вести себя на торгах, что можно говорить, а о чем следует молчать. Ведь впечатление от общения с руководством компании также влияет на решение заказчика.

Договор тендерного сопровождения

В сети интернет можно найти множество образцов того, как правильно оформить договор сопровождения торгов. Невозможно назвать их самыми полными, так как в каждом отдельном случае может быть необходимо внести в него другую информации.

Для сотрудничества с аутсорсинговыми компаниями может быть нужно заключать такие договора:

• договор об услугах по аккредитации;
• договор о комплексном сопровождении торгов;
• договор на оказание услуг по поиску нужных конкурсов;
• договор для оказания услуг по сопровождению электронных торгов и пр.

Договор тендерного сопровождения можно заключать на любой фазе подготовки к торгам.

Советы по выбору брокера

Можно найти очень много компаний, которые могут помочь справится с тендером. Но не все они достаточно профессиональны для этого. Многие просто не имеют нужного опыта, вторые несерьезно относятся к своему делу. Именно поэтому к выбору подходящей организации нужно подходить особо тщательно. Первым делом нужно обращать свое внимание на те компании, которые работают на рынке уже несколько лет и имеют большой позитивный опыт в тендерных торгах. Как правило, такие фирмы не ограничиваются сопровождением торгов, цена на их услуги находится на высшем уровне. Кроме этого, они предлагают еще и обучение персонала, помощь в получении кредитов и прочее.

Иногда, под маской честных и ответственных брокеров могут работать непрофессионалы, главная цель которых получить деньги. Чтобы не попасться на уловки таких предприятий, нужно обращать внимание на такие факторы:

1. Фирма скрывает перечень своих клиентов. Причиной этому может стать отсутствие известных компаний в этом списке. Он может быть очень коротким, или же предыдущие клиенты не остались довольны услугами этой компании. Ведь никто не будет скрывать своих прошлых заслуг, если есть чем гордиться.
2. Брокеры дают множество обещаний, которые невозможно выполнить. Даже самый опытный специалист не может гарантировать стопроцентный выигрыш тендера – это зависит от множества факторов, на которые брокер повлиять не может.
3. Фирме была предложена слишком заниженная цена. Рынок может немного изменять свои расценки. Но эти изменения не выходят за предел 15-20 процентов. Если же компания предлагает свои услуги по цене, которая в разы меньше рыночной – с ней не стоит сотрудничать.
4. Брокеры обещают за несколько минут сделать все документы. Это просто нереально. Если документы таки были сделаны, то можно не сомневаться, что это просто подделка. Выиграть тендер с такими бумагами просто нереально. Не нужно даже говорить, что подделка документов – это уголовное дело.
5. Известная серьезная компания должна показывать свои реквизиты. На сайте брокеров можно увидеть их адрес, телефон, электронную почту, полное название. Если этого нет, значить фирма что-то скрывает.

Использование услуг надежного брокера всегда повышает шансы выиграть тендер. Поэтому, выбирая фирму, которая будет сопровождать торги, следует внимательно присмотреться к ней.

Тендерное сопровождение имеет массу преимуществ. Некоторые минусы, которые все же присутствуют, не могут перекрыть этого факта.